Kontoauszug abgleichen
Aufruf: Zahlungswesen → Kontoauszug abgleichen (alternativ: Datei → Datenimport → Offene Posten → Kontoauszug)
Statt jeden Zahlungseingang einzeln in der Zahlungseingang-Maske zu erfassen, lesen Sie hier den Kontoauszug Ihrer Bank ein. ALWIN sucht zu jeder Gutschrift die passende offene Rechnung, zeigt Ihnen das Ergebnis mit einer Ampel an und verbucht anschließend alle bestätigten Zahlungen in einem Durchgang.
Der Abgleich führt Sie in fünf Schritten durch den Vorgang:
| Schritt | Was passiert |
|---|---|
| 1 – Datei und Bankkonto | Auszugsdatei und eigenes Bankkonto wählen |
| 2 – Auszug prüfen und übernehmen | Salden, Zeitraum und Doppelimporte prüfen, Umsätze übernehmen |
| 3 – Zuordnen | Vorschläge prüfen, Zahlungen den Rechnungen zuordnen, zum Verbuchen markieren |
| 4 – Prüfen und Verbuchen | Vorschau aller Buchungen, dann verbuchen |
| 5 – Protokoll und Zurücknehmen | Ergebnis ansehen, einzelne Buchungen bei Bedarf zurücknehmen |
Bevor Sie beginnen
Abschnitt betitelt „Bevor Sie beginnen“- Lizenz: Der Kontoauszug-Abgleich gehört zum XL-Funktionsumfang (Wartungsstufe 3).
- Benutzerrechte: Zum Ansehen und Zuordnen genügt das Leserecht für die Buchhaltung. Zum Verbuchen und Zurücknehmen braucht der Benutzer das Schreibrecht für Zahlungswesen/OPOS. Ohne dieses Recht zeigt ALWIN den Hinweis „Nur Ansicht/Abgleich möglich“ – zuordnen ja, verbuchen nein. Rechte vergeben Sie unter Benutzer einrichten und Rechte verwalten.
- Eigenes Bankkonto: Das Konto, zu dem der Auszug gehört, muss im Firmenprofil hinterlegt sein: Einstellungen → Firmenprofil → Reiter „Bank“ (Konto 1 bis 5). Siehe Bankverbindungen.
- Bei IST-Versteuerung: Das Valutadatum der Bank wird als Zahlungsdatum der Rechnung übernommen – damit wird die Umsatzsteuer in diesem Monat fällig. Prüfen Sie vor dem ersten Lauf, ob in der FiBu das Datum „festgeschrieben bis“ gesetzt ist (in der Regel der letzte an das Finanzamt gemeldete Monat). ALWIN zeigt es in Schritt 1 an.
Die Auszugsdatei aus dem Banking-Programm
Abschnitt betitelt „Die Auszugsdatei aus dem Banking-Programm“Exportieren Sie den Kontoauszug in Ihrem Banking-Programm (z. B. StarMoney) als Datei:
| Format | Dateiendung | Hinweis |
|---|---|---|
| CAMT.053 | .xml | Empfohlen – der aktuelle Standard der Banken |
| MT940 | .sta, .mt940, .940 | Älteres Format, wird weiterhin unterstützt |
| MT942 | .942 | Nur vorläufige Umsätze (Vormerkposten) – werden nur angezeigt, nicht verbucht |
Die Datei darf höchstens 5 MB groß sein. Nur Konten in Euro werden unterstützt. Dateien vom Typ camt.052 (Vormerkposten) oder camt.054 (Einzelbenachrichtigung) sind keine Kontoauszüge – exportieren Sie dann bitte camt.053.
Schritt 1 – Datei und Bankkonto
Abschnitt betitelt „Schritt 1 – Datei und Bankkonto“- Bei „Auszugsdatei“ die exportierte Datei auswählen.
- Bei „Bankkonto“ Ihr Konto wählen. ALWIN merkt sich das zuletzt verwendete Konto.
- „Weiter zu Schritt 2“ klicken.
Rechts sehen Sie die Liste „Nicht abgeschlossene Importe“. Mit „Fortsetzen“ springen Sie in einen angefangenen Abgleich zurück (direkt zu Schritt 3). Mit „Verwerfen“ entfernen Sie einen Import, den Sie nicht mehr brauchen – dabei werden nur Umsätze gelöscht, die noch nicht verbucht sind.
Die Tabelle „FiBu-Rahmen“ zeigt, ob Sie nach SOLL oder IST versteuern, bis wann die FiBu festgeschrieben ist und bis wann die letzte Umsatzsteuer-Voranmeldung übermittelt wurde.
Schritt 2 – Auszug prüfen und übernehmen
Abschnitt betitelt „Schritt 2 – Auszug prüfen und übernehmen“ALWIN liest die Datei und zeigt, was darin steht – bevor etwas übernommen wird.
Blocktabelle. Je Kontoauszug in der Datei eine Zeile mit Zeitraum, Anfangs- und Endsaldo, Summen sowie der Anzahl der Umsätze (neu / bekannt). Die Saldenprobe rechnet nach, ob Anfangssaldo plus Umsätze den Endsaldo ergeben: grün „ok“ – oder rot mit der Differenz.
Konto-Abgleich. „Konto laut Datei … → gewähltes Konto …: passt“. Weicht das Konto ab, müssen Sie ausdrücklich bestätigen, dass die Datei zu diesem Konto gehört. Das verhindert, dass ein Auszug versehentlich im falschen Mandanten oder beim falschen Konto landet.
Kennzahlen und Geschäftsvorfallcodes. Wie viele Umsätze die Datei enthält, wie viele davon neu sind, und wie sie sich auf Lastschriften, Überweisungen usw. verteilen. Belastungen wie Bankgebühren oder Steuerzahlungen werden automatisch als „nicht relevant“ vorbelegt.
Bereits übernommen? Wurde dieselbe Datei schon einmal eingelesen, steht oben „Diese Datei wurde bereits übernommen“. Fahren Sie mit der Maus über das Info-Symbol, um zu sehen, wann. Das ist nur ein Hinweis – übernommen werden ohnehin nur die neuen Umsätze.
Zeitraum. „Zeitraum von / bis“ ist mit dem Zeitraum der Datei vorbelegt. Enthält eine Datei mehrere Jahre, übernehmen Sie sie am besten monatsweise.
Klicken Sie auf „Übernehmen (n neue Umsätze)“. ALWIN legt die Umsätze an und berechnet sofort die Zuordnungsvorschläge – das kann bei großen Dateien einen Moment dauern. Danach geht es automatisch in Schritt 3.
Schritt 3 – Zuordnen
Abschnitt betitelt „Schritt 3 – Zuordnen“Das ist die eigentliche Arbeitsliste. Jede Zeile ist ein Umsatz vom Kontoauszug.
Die Ampel
Abschnitt betitelt „Die Ampel“| Symbol | Bedeutung | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Grüner Haken – Sicher (A) | Eindeutig erkannt, Betrag passt genau | Nichts – die Zeile ist bereits zum Verbuchen markiert |
| Gelber Haken – Prüfen (B) | Vorschlag vorhanden, aber nicht ganz sicher (z. B. nur über den Namen gefunden, Betrag weicht ab) | Vorschlag kontrollieren, dann markieren |
| Info – Ohne Vorschlag (C) | Kein passender Beleg gefunden | Über die Lupe selbst zuordnen |
| Haken, hellblau – Bereits erledigt (E) | Die Rechnung ist schon als bezahlt gebucht | Meist nichts; ggf. Wertstellung nachtragen |
| Warnung, hellrot – Konflikt (R) | Widersprüchliche Daten, z. B. IBAN gehört einem anderen Kunden | Ursache prüfen, neu zuordnen |
| Grau – Nicht relevant (X) | Keine Kundenzahlung (z. B. Gebühren, Steuer) | Nichts |
Fahren Sie mit der Maus über das Ampel-Symbol, um zu sehen, warum ALWIN so entschieden hat (z. B. „Rechnungsnummer im Verwendungszweck“).
Die Reiter
Abschnitt betitelt „Die Reiter“Über die Reiter oberhalb der Liste filtern Sie nach Ampelfarbe oder Umsatzart: Alle Haben (alle Zahlungseingänge, Standard), Sicher, Prüfen, Ohne Vorschlag, Bereits erledigt, Konflikt, Lastschrift-Einzug, Rücklastschrift, Reste, Nicht relevant und Soll-Seite (Abbuchungen). Die Zahl am Reiter zeigt, wie viele Umsätze darin stehen.
Mit Suche, Betrag von/bis und „nur unentschiedene“ grenzen Sie die Liste weiter ein.
Die Spalten
Abschnitt betitelt „Die Spalten“- ▶ klappt die Detailzeile auf: kompletter Verwendungszweck, IBAN, Referenzen, die gefundene Rechnung mit Rechnungsbetrag, Mahnstufe, Skonto und eine Begründung der Bewertung. Das Häkchen im Spaltenkopf klappt alle Details auf einmal auf.
- Häkchen = diese Zeile in Schritt 4 verbuchen. Das Häkchen im Spaltenkopf markiert alle Zeilen der Seite.
- Beleg – die zugeordnete Rechnung (Klick öffnet sie), bei Sammelzahlungen „Split auf n Belege“, bei Lastschriften der SEPA-Stapel.
- Forderung – der noch offene Betrag der Rechnung. Ein * bedeutet: zuzüglich offener Mahngebühren/Zinsen.
- Rest – Zahlung minus Forderung: + Überzahlung, – Unterzahlung, = passt genau.
- Aktion – was beim Verbuchen geschehen soll (siehe unten). Die Lupe daneben öffnet die manuelle Zuordnung, der Stift zeigt eine Bemerkung.
Jede Änderung in der Liste wird sofort gespeichert. Sie können die Arbeit jederzeit unterbrechen und später über Schritt 1 → „Fortsetzen“ weitermachen.
Die Aktionen
Abschnitt betitelt „Die Aktionen“ALWIN schlägt für jede Zeile eine Aktion vor. Angeboten werden nur die Aktionen, die zur jeweiligen Zeile passen:
| Aktion | Wirkung beim Verbuchen |
|---|---|
| Vollzahlung -> BZ | Rechnung wird bezahlt |
| Teilzahlung (Beleg bleibt offen) | Betrag wird als Teilzahlung gebucht, Rechnung bleibt offen |
| Bezahlt abzgl. Skonto -> BZSK | Rechnung wird bezahlt, der Kunde hat Skonto gezogen (nur wenn Skonto vereinbart war) |
| Bezahlt mit Forderungsverzicht -> BZFV | Kleine Unterzahlung wird ausgebucht, Rechnung gilt als bezahlt |
| Vollzahlung inkl. Mahnkosten -> BZ | Kunde hat Rechnung plus Mahngebühren bezahlt |
| Vollzahlung, Mahnkosten erlassen -> BZ | Rechnung bezahlt, offene Mahngebühren werden nicht mehr verlangt |
| Vollzahlung, Mehrbetrag protokollieren -> BZ | Kleine Überzahlung – Rechnung bezahlt, der Mehrbetrag wird vermerkt |
| Vollzahlung, Rest offen lassen | Rechnung bezahlt, der übrige Betrag bleibt im Umsatz (Reiter „Reste“) |
| Aufteilen auf mehrere Belege… | Eine Zahlung für mehrere Rechnungen – öffnet die Zuordnung |
| Wertstellung nachtragen (Beleg bezahlt) | Rechnung war schon bezahlt, nur das Zahlungsdatum der Bank wird nachgetragen |
| Erledigt (keine Änderung) | Umsatz ist erledigt, an den Rechnungen ändert sich nichts |
| Nicht OPOS-relevant | Keine Kundenzahlung (z. B. private Einzahlung, Lieferant) |
| Später entscheiden | Zeile bleibt offen |
| Manuell zuordnen… | Öffnet die Zuordnung (wie die Lupe) |
Manuell zuordnen (Lupe)
Abschnitt betitelt „Manuell zuordnen (Lupe)“Die Lupe öffnet das Fenster „Zuordnen“. Oben stehen Zahler, Verwendungszweck und der Betrag der Zahlung.
Im Reiter „Beleg(e) zuordnen“ finden Sie die passende Rechnung auf drei Wegen:
- Kunde (Nr./Name) suchen und den Kunden anklicken – seine offenen Belege erscheinen in der Liste.
- Rechnungsnr. eingeben und „Beleg holen“.
- „Offene Belege mit Forderung …“ – alle offenen Rechnungen, deren offener Betrag genau der Zahlung entspricht.
Markieren Sie die Rechnung(en) mit einem Häkchen. Bei mehreren Rechnungen können Sie in der Spalte Teilbetrag festlegen, wie viel auf welche Rechnung entfällt. „Subset vorschlagen“ sucht automatisch die Kombination offener Rechnungen, die zusammen genau den Zahlbetrag ergibt.
Unten sehen Sie Zahlbetrag · zugeordnet · Rest. Bleibt ein Rest, setzen Sie das Häkchen „Rest offen lassen“ – der Rest bleibt dann im Umsatz stehen (Reiter „Reste“).
Mit „Übernehmen“ geht Ihre Zuordnung in die Arbeitsliste zurück.
Lastschriften (SEPA-Stapel)
Abschnitt betitelt „Lastschriften (SEPA-Stapel)“Ziehen Sie Rechnungen per SEPA-Lastschrift ein, sind diese Rechnungen in ALWIN meist schon als bezahlt gebucht. Die Gutschrift der Bank zum Lastschrift-Einzug erkennt ALWIN über Datum, Uhrzeit, Anzahl und Summe des Stapels. Beim Verbuchen wird dann nur noch das Wertstellungsdatum in den Rechnungen nachgetragen.
Wurde der Stapel nicht automatisch erkannt: Lupe → Reiter „SEPA-Stapel“ → „Stapel im Fenster laden“ → passenden Stapel anklicken (der passende ist blau hinterlegt) → Rechnungen prüfen → „Übernehmen“.
Neu bewerten
Abschnitt betitelt „Neu bewerten“„Neu bewerten“ berechnet die Vorschläge aller noch offenen Zeilen neu – zum Beispiel nachdem Sie einen Kunden um seine IBAN ergänzt oder eine Zahlung in der OPOS-Maske erfasst haben. Ihre bereits getroffenen Entscheidungen bleiben dabei erhalten.
Wenn alles passt: „Weiter zu Schritt 4 (Prüfen und Verbuchen)“.
Schritt 4 – Prüfen und Verbuchen
Abschnitt betitelt „Schritt 4 – Prüfen und Verbuchen“ALWIN zeigt eine Vorschau aller markierten Zeilen: welche Rechnung welchen Status bekommt, Teilzahlung vorher/nachher, Wertstellung, Mahnkosten, Differenz und ob die Buchung IST-Steuer auslöst.
Die Spalte Prüfergebnis sagt Ihnen je Zeile:
- OK – wird verbucht.
- Warnung (gelb) – wird verbucht, bitte zur Kenntnis nehmen (z. B. Kleindifferenz, Zahlung nach Zahlungsziel, mögliche Doppelzahlung, UStVA für den Monat bereits übermittelt).
- Blockiert (rot) – wird nicht verbucht, mit Begründung (z. B. Rechnung ist gerade von einem anderen Benutzer geöffnet, Rechnung wurde seit Schritt 3 geändert, Valuta liegt in einer festgeschriebenen Periode).
Entfernen Sie ein Häkchen, wird die Zeile auch in Schritt 3 wieder abgewählt.
Tragen Sie bei Bedarf eine Bemerkung zum Lauf ein und klicken Sie auf „Jetzt verbuchen“. Nach einer letzten Sicherheitsabfrage verbucht ALWIN die Zahlungen in Blöcken und zeigt den Fortschritt an.
Was beim Verbuchen geschieht:
- Die Rechnung erhält den neuen Status (z. B. Bezahlt), die Teilzahlung wird fortgeschrieben, Bezahlt-Datum und Wertstellung = Valuta der Bank.
- In den Bemerkungen der Rechnung wird vermerkt, aus welchem Kontoauszug die Zahlung stammt.
- Bei IST-Versteuerung wird die Zahlung in der FiBu für die Umsatzsteuer berücksichtigt.
- Sind alle Umsätze des Auszugs entschieden und verbucht, wird der Import automatisch abgeschlossen.
Schritt 5 – Protokoll und Zurücknehmen
Abschnitt betitelt „Schritt 5 – Protokoll und Zurücknehmen“Das Protokoll listet jede Buchung mit ihrem Ergebnis: OK, übersprungen (mit Grund) oder Fehler. Im Reiter „Läufe“ sehen Sie alle bisherigen Verbuchungsläufe zu diesem Import.
Eine Buchung zurücknehmen: Häkchen bei der betroffenen Zeile setzen (oder „alle rücknehmbaren“), Rücknahme-Datum prüfen und „Ausgewählte zurücknehmen“ klicken. Die Rechnung wird auf den Stand vor dem Lauf zurückgesetzt. Die Zeile steht danach wieder in Schritt 3 zur Verfügung und kann neu zugeordnet werden.
- Zurückgenommen werden können Vollzahlung, Teilzahlung, Skonto und Forderungsverzicht – und nur, solange die Rechnung seitdem nicht anderweitig geändert wurde.
- Ein Wertstellungs-Nachtrag kann nicht zurückgenommen werden – korrigieren Sie das Datum in diesem Fall in der Rechnung.
- Das Rücknahme-Datum darf nicht in der Zukunft und nicht in einer festgeschriebenen Periode liegen.
Mit „Neuer Import“ beginnen Sie den nächsten Kontoauszug, mit „Offene Rechnungen“ springen Sie in die Liste der offenen Posten.
Häufige Fragen
Abschnitt betitelt „Häufige Fragen“Die Zahlung ist rot mit „manuell erfassen“ markiert – was tun? Die Rechnung ist bereits als bezahlt gebucht, aber mit einem anderen Betrag, als jetzt auf dem Konto eingegangen ist (z. B. zusätzlich Mahngebühren). Erfassen Sie die Zahlung in der Rechnung selbst (Zahlungseingang) und klicken Sie danach in Schritt 3 auf „Neu bewerten“.
Der Kunde hat Rechnung plus Mahngebühr überwiesen. Wählen Sie „Vollzahlung inkl. Mahnkosten -> BZ“. Hat er nur den Rechnungsbetrag gezahlt und Sie verzichten auf die Gebühr: „Vollzahlung, Mahnkosten erlassen -> BZ“.
Eine Überweisung bezahlt mehrere Rechnungen. Lupe → Rechnungen suchen und markieren (oder „Subset vorschlagen“) → Teilbeträge prüfen → „Übernehmen“. In der Liste steht dann „Split auf n Belege“.
Ein Kunde hat zu viel überwiesen. Kleine Beträge (bis zur eingestellten Toleranz): „Vollzahlung, Mehrbetrag protokollieren“. Größere Beträge: „Vollzahlung, Rest offen lassen“ – der Rest bleibt im Reiter „Reste“ sichtbar.
Eine Lastschrift ist zurückgekommen (Rücklastschrift). Rücklastschriften stehen im gleichnamigen Reiter mit Verweis auf die Rechnung. Öffnen Sie die Rechnung in der OPOS-Maske wieder (Status zurücksetzen) – das erledigt der Abgleich derzeit nicht automatisch.
Warum kann ich nicht verbuchen? Mögliche Gründe: Ihnen fehlt das Schreibrecht für Zahlungswesen/OPOS, die Datei enthielt nur Vormerkposten (MT942) – dann wird nur abgeglichen –, oder es läuft gerade ein anderer Verbuchungslauf zu diesem Import.
Abbuchungen (Soll-Seite) – kann ich die auch zuordnen? Derzeit nicht. Abbuchungen können Sie als „Erledigt“ oder „Nicht OPOS-relevant“ kennzeichnen. Typische Belastungen wie Bankgebühren werden bereits automatisch als „nicht relevant“ vorbelegt.
Wo stelle ich die Toleranzen ein? Unter FiBu → Stammdaten: Kleindifferenz in Euro (Standard 10,00) und Prozent (Standard 2 %), Skonto-Kulanz in Tagen nach Ablauf der Skontofrist (Standard 3) sowie das Zeitfenster, in dem eine bereits bezahlte Rechnung erkannt wird (Standard 10 Tage).